आपके पास करने के लिए उतना काम है, जितना शायद आप पूरा नहीं कर सकते। आपने प्राथमिकताएं तय की हैं। आपने योजना बनाई है। आपने काम सौंपा है। आपने ध्यान केंद्रित करने की कोशिश की है। अब आप अपनी कार्यक्षमता कैसे बढ़ाएं कि कम समय में अच्छा काम कर सकें? हर सप्ताह आपके कई घंटे बचाने वाली पांच रणनीतियां … 1) अनावश्यक मेहनत से बचने के लिए वास्तविक अपेक्षाएं स्पष्ट करें
लोगों से पूछें कि उन्हें वास्तव में क्या चाहिए। हो सकता है बी प्लस स्तर का काम ही पर्याप्त हो। शायद उन्हें एक विस्तृत योजना चाहिए, या केवल एक प्रारंभिक खाका ही काम कर जाए। जब आप लक्ष्य, गुणवत्ता स्तर और समयसीमा को पहले ही स्पष्ट कर लेते हैं, तो अनावश्यक मेहनत और समय की बर्बादी से बचते हैं। 2) हर बार अपडेट न करें, पहले से मौजूद सामग्री का पुनः उपयोग करें
जहां संभव हो कॉपी-पेस्ट करें और संपादित करें। हर बार सामग्री को अपडेट या बदलने की इच्छा पर नियंत्रण रखें। शीर्ष वक्ता अक्सर एक ही भाषण बार-बार देते हैं। हर बार नई फाइल, प्रजेंटेशन, ईमेल ड्राफ्ट या रिपोर्ट बनाने के बजाय पहले से बने टेम्पलेट, पुराने प्रोजेक्ट डेटा या स्टैंडर्ड फॉर्मेट का दोबारा उपयोग करें। 3) टेम्पलेट और चेकलिस्ट विकसित करें
रोजमर्रा के कामों के लिए टेम्पलेट या चेकलिस्ट बनाएं, या उपलब्ध टेम्पलेट्स का उपयोग करें। टेम्पलेट्स साप्ताहिक रिपोर्ट, प्रजेंटेशन या मीटिंग एजेंडा के लिए उपयोगी होते हैं। जबकि चेकलिस्ट साप्ताहिक योजना और व्यक्तिगत बैठकों के लिए महत्वपूर्ण होती हैं। स्टेप-बाय-स्टेप चेकलिस्ट बनाएं। इससे गलतियों की संभावना कम होती है। 4) इसे बातचीत का रूप दें, तो बार-बार संशोधन की जरूरत नहीं पड़ेगी
मान लें आपके प्रबंधक ने आपको किसी विशेष विषय पर शोध करने के लिए कहा है। औपचारिक प्रस्तुति तैयार करने के बजाय नोट्स लें और फिर अपने निष्कर्षों पर उनसे चर्चा करें। इस तरह विचारों को अधिक प्रभावी ढंग से समझाया जा सकता है। काम को अकेले समझने के बजाय संबंधित लोगों से सीधे बातचीत कर लें। 5) अपने काम के लिए समय सीमा तय करें, यही ‘टाइम-बॉक्सिंग’ है
पहले से तय करें कि किसी विशेष कार्य पर आप कितना समय देंगे और उसी पर कायम रहें। यदि आप शोध के चरण में अधिक समय लगाते हैं, तो अपने आप को एक या दो घंटे तक सीमित रखें। ‘टाइम-बॉक्सिंग’ यह सुनिश्चित नहीं करता है कि काम तय समय में पूरा हो ही जाएगा, लेकिन यह ध्यान केंद्रित रखने में आपकी पूरी मदद करता है।
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