6 घंटे पहले
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मैकिंजी के एक विश्लेषण के अनुसार, औसतन एक पेशेवर अपने वर्क-डे का लगभग 28% समय ईमेल पढ़ने, व्यवस्थित करने और उनका जवाब देने में बिताता है। हर दिन करीब 2.6 घंटे केवल ईमेल प्रबंधन में खर्च होते हैं, जबकि एक व्यक्ति औसतन 120 ईमेल प्राप्त करता है। यदि ईमेल को अधिक प्रभावी ढंग से संभाला जाए, तो हर दिन काफी समय बचाया जा सकता है।
1. ईमेल को हर घंटे एक बार ही चेक करें अधिकांश प्रोफेशनल लोग दिनभर में बार-बार ईमेल नोटिफिकेशन देखते हैं, जिससे उनका ध्यान टूटता है और काम की गति धीमी होती है। वास्तव में बहुत कम लोग यह उम्मीद रखते हैं कि ईमेल का जवाब तुरंत दिया जाए। इसलिए बेहतर तरीका है नोटिफिकेशन बंद रखें और दिन में केवल हर एक घंटे में तय समय पर ईमेल चेक करें। इससे फोकस बना रहता है और अनावश्यक मानसिक दबाव भी कम होता है।
2. एक बार पढ़कर इनबॉक्स से हटाएं अक्सर लोगों के इनबॉक्स में 200 से भी ज्यादा ईमेल जमा हो जाते हैं, जिससे जरूरी मेल ढूंढना मुश्किल हो जाता है। इसका सबसे अच्छा समाधान यह है कि जब भी आप कोई ईमेल पहली बार पढ़ें, तो तुरंत निर्णय लें। अगर बहुत जरूरी है तो उसे अलग जगह सहेज लें, वरना आर्काइव या डिलीट कर दें। इनबॉक्स को खाली या बहुत हल्का रखने से मानसिक स्पष्टता बढ़ती है और काम तेज हो जाता है।
3. फोल्डर्स की जगह सर्च का उपयोग करें बहुत से लोग हर कुछ दिनों में नए-नए ईमेल फोल्डर बना लेते हैं, जिससे सिस्टम जटिल हो जाता है। लेकिन वास्तविकता यह है कि फोल्डर में जाकर ईमेल ढूंढना, सर्च करने की तुलना में काफी धीमा होता है। इसलिए बेहतर तरीका यह है कि फोल्डर कम रखें और जरूरत पड़ने पर ईमेल को सर्च बार की मदद से तुरंत खोजें। यह तरीका समय भी बचाता है और प्रक्रिया को भी सरल बनाता है।
4. दो फोल्डर रखें, शॉर्टकट का उपयोग करें ईमेल मैनेजमेंट को आसान बनाने के लिए अधिकतर लोगों को केवल दो फोल्डर की जरूरत होती है। एक एक्शन और दूसरा रीड लेटर। इससे हर ईमेल को सही जगह रखना बहुत ही आसान हो जाता है। इसके साथ ही कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके भी ईमेल को आर्काइव या मूव करना माउस के मुकाबले कहीं ज्यादा तेज हो सकता है, जिससे आपका काफी समय बच सकता है।
5. अनावश्यक ईमेल को अलग से प्रोसेस न करें हर अनचाहा ईमेल खोलकर अलग से डिलीट करना समय की बर्बादी ही होता है, क्योंकि इसमें रोजाना कई मिनट लग जाते हैं। बेहतर तरीका यह होता है कि न्यूजलेटर के लिए ऑटो फिल्टर सेट कर दिया जाए, जो उपयोगी ईमेल हों केवल उन्हें ही रखें और बाकी से अनसब्स्क्राइब करें। साथ ही स्पैम या बार-बार आने वाले अनचाहे ईमेल को भी ब्लॉक करें। इससे इनबॉक्स हमेशा साफ बना रहता है और आपको हर ईमेल पर अलग से समय नहीं लगाना पड़ता है।
