4 घंटे पहले
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- हम सभी इस स्थिति से कभी न कभी तो गुजरे ही हैं : आप किसी को ईमेल भेजते हैं और काफी दिनों तक उसका कोई जवाब नहीं मिलता। यह बेहद निराशाजनक भी हो सकता है, लेकिन सच तो यह है कि जवाब न मिलना हमेशा यह नहीं दर्शाता कि सामने वाला आपको अनदेखा कर रहा है। फिर भी, फॉलो-अप करना कभी-कभी असहज लग सकता है, खासकर जब यह काम एक से ज्यादा बार करना पड़े। यहां पर कुछ सुझाव दिए गए हैं, जिससे आपके ईमेल का जवाब मिलने की संभावना काफी हद तक बढ़ सकती है।
1) सब्जेक्ट लाइन आकर्षक होनी चाहिए शोध बताते हैं कि अक्सर ऐसा देखने में आता है कि चार शब्दों वाली सब्जेक्ट लाइन की ओपन रेट सबसे ज्यादा होती है। इसलिए जहां तक हो सके ‘फॉलोइंग अप’ जैसे सामान्य शब्दों से जितना ज्यादा हो सके उतना बचना चाहिए। इसके बजाय कुछ ऐसे शब्द लिखें जिससे सामने वाले को आपकी बात का बहुत ज्यादा नहीं तो थोड़ा बहुत संकेत तो मिल ही जाए। जैसे : ‘प्रोजेक्ट पर अब नेक्स्ट स्टेप क्या हो सकता है’ या ‘हो सके तो अपना मीटिंग टाइम कन्फर्म करें।’
2) शिष्ट और सकारात्मक लहजा अपनाएं ईमेल में जो सबसे खराब हो सकता है वह यह है कि आपकी टोन को गलत समझा जा सकता है। इसलिए जहां तक हो सके हमेशा मित्रवत, विनम्र और सहयोगी भाषा का ही प्रयोग करें। अपने संदेश को बहुत ज्यादा सीरियस या बोल्ड न बनाते हुए केवल एक हल्का-सा याद दिलाने वाला विनम्र निवेदन ही समझें। इस तरह के ईमेल्स में किसी भी व्यक्ति पर अनावश्यक दबाव डालना या ज्यादा आग्रह करना आगे जाकर आपके लिए नुकसानदायक भी साबित हो सकता है।
3) सीधा और स्पष्ट अनुरोध करना बेहतर है आपको अपनी बात रखनी आनी चाहिए। आपको क्या चाहिए, यह सामने वाले से साफ-साफ कहें। अस्पष्ट बातें करेंगे तो एक-दूसरे के बीच अनावश्यक गलतफहमियां पैदा कर लेंगे। ऐसी बातें अक्सर भ्रम भी पैदा कर सकती हैं। अपने ईमेल में स्पष्ट अनुरोध करें कि हम आपकी राय जानना चाहेंगे। या फिर ऐसा लिखें कि क्या आप हमारे इस प्रस्ताव को इस शुक्रवार तक अप्रूव कर सकते हैं? सीधा और स्पष्ट अनुरोध करेंगे तो ही आपकी बात को सही तरह से समझा जाएगा।
4) सामने वाले को ‘ना’ कहने का विकल्प दें अगर आपकी रिक्वेस्ट या जो कुछ भी आप सामने वाले से चाहते हैं वो काम किसी के लिए कठिन लग रहा है, तो वे भी आपको जवाब देने से बच सकते हैं। वे आपके मेल को अनदेखा कर सकते हैं या कई दिनों तक उत्तर नहीं भी दे सकते हैं। ऐसे में आप क्या करेंगे? उन्हें सहज महसूस कराने के लिए आप कुछ विकल्प दे सकते हैं। जैसे, आप उन्हें यह लिख सकते हैं कि ‘अगर अभी आपके लिए यह संभव नहीं हो पा रहा है, तो कृपया बता दें, कोई बात नहीं। हम फिर बात कर सकते हैं।’
